讲重点、图像化，让观众对你目不转睛

整理‧撰文 / 韦惟珊

「几乎所有PowerPoint简报都像臭掉了的鸡蛋一样，让人难以下嚥。」行销大师赛斯・稿汀（Seth Godin）在《糟糕透顶的PowerPoint简报》（暂译，《Really Bad PowerPoint:and how to avoid it》）中指出，投影片是为了辅助观众接受你的观点，帮助他们了解你的心情、感受和意见，如果只是做出一份详列事实和图表的档案，那乾脆取消上台或会议，写份报告送去就好。 

你也曾经做出像「臭鸡蛋」一样的简报吗？更令人沮丧的是，这份「发臭」的简报，很可能是你费了很大的心力，拚命地剪下、贴上「相关」资讯才完成的，结果却让人「难以下嚥」。 

问题到底出在哪里？你有些观念要改，也有些原则要把握，就能改善问题。 

首先，别再把投影片当成备忘稿或是补充资料大全。「投影片就是投影片，文件就是文件，如果你试着要把两者结合，那会得到一个糟糕的结果，就是脚踏两船，两头落空。」《简报禅》作者贾尔．雷诺兹（Garr Reynolds）将这种「资料爆炸」的投影片命名为「投影件」（slideument），当你选择在投影片中填满一行又一行的文字，只会让观众迷失在「字海」里，听不进你想说的话。 

其次，谨记每一个简报大师都会提到的关键字词：「少即是多」「只放重点」「以图像取代文字」。这么做的目的，某种程度上也是为了避免「字海氾滥成灾」。毕竟投影片不是文件，文件是让人自行阅读的，投影片则是要经由讲者口述，带领观众理解内容，用途不同，内容的详尽程度自然也不同。 

ABC后，技巧再炫、再怎么吸睛的简报档案，如果没有达到「传递讯息」的效果，也是枉然。所以，好的简报档理应「内容先行」，再透过版面设计或声光效果，设法加强「内容可读性」，让观众容易吸收和理解。 

简报是动词，指上台表述你的想法；简报也是名词，指承载想法的辅助工具：投影片，大多数时候我们都称它PowerPoint或ppt。不管是「开口简报」或「动手製作简报档案」，两件事都不简单，都需要大量的练习。 

或许你更常因为要上台简报而紧张焦虑，觉得简报档案「丑一点」没关係，毕竟自己又不是什么美术视觉砖家，而且还可以动口补充说明。不过，你一定也羡慕过「好看的投影片」，更曾感受过资讯庞杂或语焉不详的投影片所引发的不耐。当投影片几乎已经是简报的基本配件，即使你做不出令人惊艳的投影片，为你的简报「加分」，至少也应该做到不让投影片为你的简报「扣分」，给人粗製滥造或应付了事的感觉。 

这一次，我们试着从「工欲善其事，必先利其器」的角度出发，学习製作简报档案的技巧，目的不是「视觉效果」，而是「有效沟通」，让你在台上做简报时，表现得更出色、更吸引听众目光。

【本文出自《经理人月刊》122期，未经授权禁止转载。】