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开会做到3要点让团队运作事半功倍!

11-08 熊掌号

工作到一半,被主管叫去会议室,一群人开始散漫地发呆,主管提出一个情绪性问题,整层楼的人在会议室里集体收拾,工作中最怕遇到冗会,那些会议常常只是观看某个人做一场秀,或是没有时间底限地解决不断增生的问题。如何开一场有效率的会议,三个要点,让团队运作事半功倍。
(一)列出会议目的与议程时间
每一场会议,都应该有会议议程,列点说明此场会议要讨论的事项、要解决的问题,将所有事项目标化,以及每个讨论预计进行的时间。如此不但可以让与会者思考过问题、做好准备前来,也可以让大家预估时间、安排好手边事物与优先顺序。
会议资讯简单格式:会议总时;会议地点;与会人;会议记录;议程;
针对A产品公关危机提出解决方案(30 mins)个人发表解决方案之执行细节(20 mins)拟订出检讨事项与学习(20 mins)确定行动事项(5 mins)
如果是在这样严谨的规格下进行,团队能尽力遵守规则,保持专注,就可以省去不必要的相看无言时间。
(二)保持讨论、提出意见
会议中最怕空气突然安静,或是只有一个人不断发表感言与看法。保持会议中的对话,才有可能解决开会需要解决的问题。若是发现这场会根本没有需要讨论的事项,那这些不需要会议的事物,可直接用档案分享、PDF宣布、或是宣布在公司的重要沟通频道。引导会议的对话进行,主会人可以适时地提醒发言,让沉默的同事保持思考、说出自己的想法。甚至可以发想一些快速思考的机制,例如便利贴脑力激荡,让每个人都可以发表观点,从发散再到收敛整合,聚焦于解决问题。
(三)往行动决策去思考
一场有效会议必要带的是:行动召唤,这个手法常常被用在营销策略,说明如何转换消费者导购、成就有效点击。每一次会议,都该是一次有效的点击,直达痛点、解决问题,明确定义出会议结束后每个人应该做的事,以及执行时间、流程。如果没有达成行动方案,只是一场浪费时间的会议。就算你不是主导者,也可以在会议的各个阶段提问:请问我们这个讨论的结果,是不是:请A同事先去沟通厂商、同时B同事拟订声明稿,15:00前线上回馈声明稿?主动帮会议做出结论、以人事时地物引导每个人各司其职,压上时间死线会让执行更有效率。这样的总结也不会让会议成为一场会议,各自解读。在共识下寻求行动,会让你对团队同步率与达成率都更大大提升,也让自己的工作时间更流畅,减去你对工作的焦虑与厌倦感。开一场好会,往往从正确的目标与问题开始,问对问题,再按图索骥、有逻辑地去解答,整合出更有效率的团队作业。
 
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