Eleven little tricks to give your E-Mail today’s personality and tomorrow’s professionalism.

以E-Mail表现个人特色

我经常觉得奇怪，为什么有人喜欢使用E-Mail信箱中的自动回覆功能寄发休假通知（out-of-the-office messages），因为此举是将自己从活生生的人类降级成没血没肉的机器人。下面是封我ABC近接到的同类邮件，与其他休假通知没啥不同，只是名字改了。

这是一封自动回覆的电子邮件，本人目前正在休假，4月1日销假上班前都无法与你联络。谨此通知，本人已经收到你的电子邮件，在本人返回工作岗位之后，会依正规程序回覆。

如果你在本人休假期间需要立即协助，请与本人的助理吉娜．盖诺伊德联络，分机702，她应该会协助你。

如果你是垃圾邮件发送者，请将本人的资料从你的通讯录移除。

萝贝塔．机器人　敬启

拜托，萝贝塔，有血有肉的人才不会写这种东西！丢掉那些无聊的格式，写一封道道地地的电子邮件吧。

让我们仔细分析一番

“这是一封自动回覆的电子邮件”

好一个开头，只是没有人想看这种电脑处理的冷冰冰回信，“自动回覆”这种字眼尤其糟糕。

“本人目前正在休假……”

谁都看得出来你“正在”休假。

“……无法与你联络”

你是不是到一个遥远的打仗，不幸遭到俘虏，还被单独监禁，因此与外界断绝联络？万一有什么紧急事件呢？“无法与你联络”给人的感觉很糟糕。

“谨此通知”

好像是法院的传票。

“在本人返回工作岗位之后”

现在还有人这样说吗？“等我回来之后”不就可以了？

“本人会依正规程序回覆”

“正规程序”要等到什么时候？下个星期？下个会计年度？你是不是在暗示我，你必须先回覆一长串比我重要的人，然后再来处理我的邮件？

“如果你在本人休假期间需要立即协助”

首先，“协助”太文绉绉了，大部分人会说“帮忙”。不过“帮忙”其实也不恰当，因为寄信人需要的未必是“帮忙”，可能是为了别的原因而与你联络，所以只要说“如果你在我休假期间有任何需要……”就可以了。

“请与本人的助理吉娜．盖诺伊德联络，分机702，她应该会协助你。”

“应该”会协助我？拜托请改成“她将会协助你……”，如果吉娜有困难，她自己会告诉我。

“如果你是垃圾邮件发送者，请将本人的资料从你的通讯录移除。”

十分愚蠢的说法。难道你以为垃圾邮件发送者拜读你这封电子邮件之后说：“噢，真糟糕，萝贝塔，你不希望我们再联络你了吗？好吧，我们会把你的资料从通讯录移除。”

人工智慧不如人性智慧

为了证明你是个活生生、会吃饭、会呼吸的人类，下回你休假的时候，不妨如此昭告各方：

感谢您的来信，我休假到4月1日，一回来就会与您联络。如果您有急事，请打电话给我的助理吉娜．盖诺伊德，分机702。非常期待回来后再与您联络。

如果你希望凸显自己的砖业风范，但是又想多一点人味，邮件的主旨栏不要写“休假通知”，改成“我休假到4月1日”。

妙招71　写封人味十足的休假通知

明明就是一个有血有肉的人，为什么要模仿机器口吻？如果你只是要说“会发亮的不一定是金子。”又何必写成“所有会发出光芒的事物，未必全部都是黄金这类矿物。”
　　
撰写休假E-Mail不必正经八百、拘泥格式，友善的口吻其实更讨喜，白话的休假通知并不会损伤你的砖业风范。@(待续)

摘编自 《人见人爱的华丽社交》 美商麦格罗.希尔guoji股份有限公司 台湾分公司 提供 (http://www.dajiyuan.com)