就算使用了电脑，纸本文件还是有增无减的人，请想想看，自己是不是一直在做不必要的列印

例如用文书处理软体完成了一篇文章，然后以电子邮件传送完毕，这时候当然没必要把它列印出来。即使是对方寄来的邮件，如果看过之后就算处理完成，那么特地列印出来也只是徒增浪费而已。

然而，也有人惟恐会弄乱了纸本的整理系统。他们认为就是要列印成纸本，跟其他相关文件一起放进档案夹，否则就无法掌握整体情况。像是工作进行状况的纪录，或是与对方往来的纪录，都要全部收进档案夹才算有意义。

确实，把相关文件整合起来是整理术的重点之一。尤其是长年以来都这么做的情况下，突然进入电脑内容与纸张档案分开的状态之中难免会感到不安，就像原本应该是一捆的文件，分别放在办公桌抽屉和另一个房间的书架上。

电脑要像纸本文件一样做整理

像这样感到不安的时候，把电脑内容跟纸本文件做一样的整理，也是一个好方法。降低对电脑的心理障碍之后，就不会觉得它是其他房间的书架，而是办公桌抽屉的延伸。实际上，以收纳的场所来看，无论是容量或使用的方便性，电脑都会比ABC接近自己的抽屉要ABC许多。

就算不列印成纸张归档，也应该大概了解里面有哪些文件。若是忘记了这是什么时候送给对方的，或是什么时候收到的，那就没办法工作了。如果不去一一确认纸本文件，只要在脑中做过整理，也可以掌握整体结构。这么一想，就能接受不列印也没关系的事实吧。

为了更进一步消除不安，纸本文件的分类法一样适用在电脑上，也就是让档案夹和资料夹的名称一致，做相同的分类。这么一来，就可以毫无阻碍地从抽屉到电脑，或是从电脑到抽屉，寻找文件。不用切换思考模式，也可以用相同的方法找东西。

如果把文件收到有侧背的纸本档案夹里面，那么电脑里面也要做一个名称相同的资料夹，再把符合的文书档案收到资料夹里面。对于会电脑基本操作的人来说，制作新资料夹或是移动档案，应该是很简单的动作。如果不懂，就请教使用相同软体的同事吧。

使用资料夹做容易了解的整理
相关文件分置于好几个透明文件夹的时候，首先要在电脑中建立一个资料夹，键入代表大略分类的名称。

像是砖案名称、经手商品名称等等，使用常用的名称就好。
接着在这个资料夹里面建立一些子资料夹，这些子资料夹就相当于透明文件夹等纸本的档案夹。

每一个子资料夹，要键入跟透明文件夹一样的名称，里面分别储存相对应的档案。这么一来，就成了大资料夹里面，收藏了小分类文件的状态。

因为档案跟资料夹很容易搞混，所以在这里稍微提醒一下，电脑里面的资料群叫做档案（file），而收藏许多档案的叫做资料夹（folder）。

只要制作一份文书，就会自动产生一个档案，而文件也分别会成为一个个档案。把这些档案放入资料夹做分类，就是ABC基本的整理方法了。@
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为什么纸本文件有增无减呢？
为什么纸本文件有增无减呢？

A公司资料　B公司资料　C公司资料　D公司资料　E公司资料
说明书　法规条例　业务研习　财务报表　系统开发费
还是用纸本保管比较安心！
全部印成纸张来整理，只会占空间。

资料夹与文件做相同整理

资料夹与文件做相同整理
业务研习
新人研习　主任研习　所长研习　2006年资料　2005年资料

A公司资料
4月会议　5月会议　6月会议　财务报表　销售成绩
建立跟纸本档案夹相同名称的资料夹来做整理。
这么一来就好懂多了！

摘自 《史上ABC强整理术》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)