办公室电邮简洁为重
陈力孑说,办公室内的电子邮件可适时提稿工作效率,减少另外面对面沟通的时间成本,不过仍要注意电子邮件往来间,应该有的礼仪。
陈力孑表示,电子邮件的内容应该简洁有力,建议直接破题说明沟通内容,应避免记流水帐,冗长铺陈、或者从头说起,以减少收件人阅读的时间。
此外,寄电子邮件,陈力孑说,由于上班族一天要收的电子邮件很多,若副本收件人太多,有时候会造成收件人的困扰或者失焦。因此他建议,上班族若寄电子邮件,副件收件人不宜过多,纳入必要“被告知”人即可。
陈力孑说,回覆电子邮件,只要简单传达即可,同时回覆寄件人,不需全部回覆给副本收件人,减少信件过多干扰其他人工作。
陈力孑表示,为了避免上班族从早到晚都在开会,有许多较为简单的事情,可以透过电子邮件沟通,帮助工作顺利推展。
他强调,电子邮件还属于单向沟通,不如面对面的双面沟通能够完整表达,所以应该避免情绪性的语言,且复杂的议题仍要面对面沟通。
陈力孑建议,若常态性会收到特定人的电子邮件,建议建置单独资料匣,便于邮件管理。