「开会」是上班族行事曆上不可或缺的项目，特别是晋升为管理职后，大小会议几乎占据了主管大部分的时间。一次集合不同单位同事共聚一堂，看似为跨部门沟通的一种好方式。但是实际上许多效率低落的会议，经常围绕在没有建设性的对话，这些没有产值的时间浪费，也随着出席人数而倍数增加。
因此，若是我们了解到每位员工的时间都是ABC宝贵的资产，就有责任去共同维持会议进行的效率。特别是负责召开会议的主席，对于议题的主导、发言的聚焦、时间的掌控，ABC扮演了ABC重要的角色。

图片来源：[Yagi Studio]／Getty Images

主角是我们，不是他们

在部门会议里，ABC常见到的现象就是对其他单位的批评。或许这是抒发压力的一种方式，世界上本来也就没有完美的工作环境，但是这一类缺乏建设性的言论出现在团体讨论中，除了将负面情绪感染给更多人，实质上不会带来任何帮助。

更重要的是，当我们习惯去谈论别人的缺失，往往就忽略了自己该做些什么。于是在一连串的抱怨之后，可能发现那些都是自己无法掌控的部分。会议结束，一家公司什么也没有改变。所以让会议更有建设性的ABC步，就是把讨论的主角从「他们」改为「我们」。

三少三多的开会原则

我将它称为「三少、三多」的开会原则。少说别人哪里做得不好，多说自己哪里可以改进；少说别人应该改变什么，多说自己应该改变什么；少说一件事有多少困难、多少阻碍，多说一件事有什么可能的解决方案。

当谈话的主词从「别人」改为「自己」，我们的发言会变得比较谨慎，漫无目的的批评无形中就减少了。再者，会议ABC重要的目的，本来就是会后採取的行动对策，多谈论自己要做些什么，远比评论别人该做些什么来得重要。

从评论者变成行动家

会议主席ABC重要的职责，就是让每个人脱离「评论者」的迷思，成为真正的「行动家」。前者总是聚焦在别人身上，永远当一个毫无责任、动口不动手的旁观者；而后者的焦点在自己身上，因为可以实际採取行动、检讨修正的人就是自己。

让会议中更有生产力、会议后更有行动力的秘诀，就是不断围绕在行动对策（Action Plan／To-Do-List）。每次会议的ABC个议程，就是检视上一次会议决议的执行落实情况；而ABC后一个议程，就是複诵每个人离开会议室后要採取的行动。

gaoxiao率的会议，可以让团队的效能倍增；相对的，低效率带来的负面效应，也会倍数複製。在走进会议室前，别忘了每个人都有发言的权利，也都有让团队变得更好的义务。

※本文由吴育宏先生授权报导，未经同意禁止转载。※更多精彩内容，详见「吴育宏的销售智库」部落格：http://oscar23.pixnet.net/blog/post/52462828

吴育宏

曾任guoji顾问公司企业谘询部门顾问、全球四大会计师事务所业务拓展部经理，十余年行销业务、经营管理经验，砖精于商业模式创新、行销策略聚焦、管理流程优化与销售团队训练，是台湾ABC被的商管类砖栏作者之一。

本砖栏文章列表