在工作时间，我们8分钟会受到一次干扰，每次干扰5分钟，所以每天有50-60次干扰，就有4小时的干扰时间......

图片来源：[Hong Li] / gettyimages.com

日前受新竹教育大学教与学中心的邀请，前往讲「时间管理」，这个议题对新鲜人非常有用，毕竟刚从稿中的压迫时间，到了大学的放鬆时间，一下子没人管你，自己如果自制力不强也会放蕩四年。

讲到时间管理总是有那么一点点的弔诡，为什么呢？

因为管理xx时，你可以对xx增加、减少或消灭，而「时间」却不行；有时可以对xx切割、整合、比较、储存，甚至于排序，「时间」也不行。通通不行时，那么「时间管理」是不是骗人阿？有人反应：听某某人演讲时间管理，照他的方法做，却没甚么效果；也看了几本相关的书籍，结果也没甚么改善。结论是「时间管理」是骗人的。

其实ABC点大家应该知道，时间管理不是管理时间，而是整理思考、执行任务、规划未来。在你从头看到这里时，已经花了几秒钟的时间，这段时间不会再回来了，所以，也不能管理。任务来了，你就要去做，这个行动必须用到时间，而时间不会回复，因此，就要更加珍惜。

至于第二点是他一直想要找到更好的时间管理的办法的关係，所以，寻寻觅觅之后，来到悽悽惨惨的地步，为什么呢？因为时间管理要用简单方法，人们不耐複杂的操作，所以找到一个简单方法，持续做，重複执行，你会发现你做事的效率会改变很多。

一开始上课我总是要求他们分组，讨论绩效不佳与时间管理的办法，他们答案是受到干扰与毅力的问题，这两个确实是很严重的问题。毅力是没有找到一个简单的方法，持续做；而干扰是砖注力不够，还有不懂得迴避外力的关係。

在工作时间，我们8分钟会受到一次干扰，每次干扰5分钟，所以每天有50-60次干扰，有4小时的干扰时间，ABC烦恼的是，80%都是无意义的，也就是3小时浪费掉了。你可以用这种方法改善：

告知他人，我只在某时段有空。在门前或桌子上或隔板上挂上「工作中」或「请勿打扰」。使用肢体语言，如只转头不转身，手拿笔写字或打电脑…等。利用结束用语，如我明天一早要交报告、我要打电话给顾客…等。还有一个重要因素，是他们没有提到的-膨胀，也就是自以为时间很多。我们可以称为「帕金森定律」，有人一封信可以写10分钟，也有人可以写1小时，所以，我们会将工作自动膨胀，直到佔满可用的时间为止。很可怕吧！

记录任务很重要，一旦你看到你的清单上的任务长长一串，你就会渐渐打消还有很多时间的念头。但是记录工具非常多，包含纸类的笔记本、便利贴、万用手册或者电子式的PDA、手机、电脑、网路等等。没有一个是ABC的，各有其优缺点，所以，你应该选择一个「适合」你的简单工具。

通常我会教他们利用小册子来记录，用使用过的A4纸即可。我的构想是来自于PocketMod，携带方便、用法简单就可以将你的任务依照标籤列出来。

如果干扰与时间膨胀问题解决了，我相信你会多出一半的时间。接着就要思考我多出来的时间要做甚么有价值性的工作。

※本文摘自《AHWII神经业务狂部落格》，未经同意禁止转载。原文出处及更多精彩文章：请见《AHWII神经业务狂部落格》网站http://blog.ahwii.com/

周胜辉

擅长业务管理、销售分析、时间管理、人脉管理等。曾任东吴大学讲师、资策会讲师、YWCA管理讲师、青创总会讲师、亚太教育训练网讲师，着作《业务宝典-[销售分析篇]》、《业务宝典-[风险决策篇]》、《数位时间管理达人》等。

本砖栏文章列表