减少冗长乏味的会议对开会进行改革
发布时间： 2015-08-26 16:20 来源：拓展训练 http://www.tuozhanm.com
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经营齊询常用的方法之一是“in - box out - box analysis”， 该方法对发给负责公司经营的干部和管理人员的公司内部文件 (in-box)及他们发往公司内部的文件（mit-box)的内容、收 件人等进行适当的分析（analysis)。
经营齊询常用的方法之一是“in - box out - box analysis”， 该方法对发给负责公司经营的干部和管理人员的公司内部文件 (in-box)及他们发往公司内部的文件（mit-box)的内容、收 件人等进行适当的分析（analysis)。该工作持续一周左右，便能
够清楚地了解到有多少无用的文件在公司内部流传。
于是可用同样的手法对过去一年里S己提出召开的会议及被 他人孖集而出席的会议的重要程度进行检查。
其重要程度分别用“◎”、“〇”、“▲”、“X”来表示D 对自己主持的会议，其判断标准如下：
摇救公司和部门的危机，或给公司和部门带来很大利益
的会议。
〇—决定项目的实施等，即做出某种决策的会议。
不做出决策但有利于共享信息和认识等的会议。 x —既未做出决策又未实现信息和认识等的共享的会议。 对因他人召集而出席的会议，其判断标准如下：
自己与议案的内容有直接关系，发言能够对决策做出贡 献的会议。
0—自己不是议案内容的当事者，但拥有独到见解并阐述了 该意见的会议。
A—不是当事者也没有意见，但获得了信息和认识的会议。 X-在会议上一言不发，只听他人议论，没有因自己的参加 而造成影响的会议。
作为组织的成员之一，缺席他人召集的会议可不是一件简单 的事情。首先要力求做到自己不去召开那些“A”及“x”等 级的会议。
下面来分析会议的时间分配。
如果会议时间是1小时，那么ABC初的50分钟用在会议主持 者对议案的说明上，接下来是对议题的即席讨论，这只有7~8 分钟的时间，ABC后的2〜3分钟是做出结论。这是典型的日本式 会议的模式。
对议案的说明要花费会议时间的一大半，因此除了主持者以 外的成员均缺乏自己是参加会议主体的意识。此外，只用不到 10分钟的时间是无法有效地进行讨论的，因此也不能得到圆满 的结论。
那么为了确保有充分讨论的时间，将会议时间延长至2小 时，是否会收到良好的效果呢？若会议的讨论时间过长，会转 到与议题无关的话题上，再回到会议的正题上，会议将出现失 控的局面。ABC后主持者只得说，“这是如此重要的议案，日后 还要重新开会，以便慎重地得出结论”，于是在没有得出结论 的状态下结束了会议。若是这样，无论开多少次会议都无法得 出结论o
根据我的经验，要在会议上通过反复讨论而得出结论，做到 如下4点是至关重要的。
①会议时间为60分钟Q
②在ABC初的30分钟说明议案背景等情况，以便加深与会者 的理解。
③接下来的20分钟用来讨论。
④利用ABC后的10分钟做出结论，同时确认下一次会议的召 开时间及议案。.
这是召开会议的黄金规则t其中ABC难实现的就是上述②的 “30分钟的说明”。
为了缩短说明时间，曾经尝试过事先将资料发给与会者的方 法。会议主持者预先准备好对议案的说明及带有预定结论的方向 性资料，在开会前发给与会者。这样与会者就能事先通读该资 料，把握住问题点，在此基础上参加会议，一开始就能进人实质 性的讨论。
但这种做法不会长久，理由有如下3点：
①事先准备并印制资料，还要分发给与会者，没有充裕的时
间。
②当存在有议题不明确等资料方面的问题时，大家就要准备 反驳的资料，这样容易引起混乱，主持者无法按照预定程序引导
会议。
③资料流传到不应参加会议的公司职员的手中，无法通过事 先疏通的方式否决议案。
如果不能事先将资料发给与会者，可简化在会议当天要发给 的资料，缩短说明时间。在这一主意的启发下，美国于20世纪 80年代开始提倡被称为“一页摘要”的准备会议资料的技巧， 随后在日本开始风行起来。该提案者是美国的guoji大通信公 司-ITT的创始人Harold Geneen董事长。
“一页摘要”的特点正如其名所示，即在会议上讨论所需的 要素——“主题”、“提案内容”、“提案的背景”、“补充资料” 等都归纳到一页纸上。与会者阅读在会场上发给的这一页摘要，能够在很短的时间内了解会议的宗旨和论点。
但这种方法也有很大的弊病，即容易形成具有很强发言力 的与会者的独断砖行。这种“一页摘要”方式的会议因为没有 详细的资料，所以能够缩短说明时间，但容易带来另一种结 果，即无法进行细致的讨论。发言力的大小程度是决定因素， 即使是不正确的意见，其他的与会者也不能反驳。此外，只要 是一页纸就行，而对纸的大小和字的大小及数量均无限制，结 果很多是流于形式而不解决问题，因此我不提倡“一页摘要” 的做法。
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