我们必须消除时间的浪费与作业的无效率，时间的浪费是因为你没有安排行程，也没有空出一段长时间来处理任务，于是就产生工作时间缺乏的问题。安排或规划自己的时间吧！

人的心思很奇怪，常常做一项任务时，脑筋就开始神游。意识控制着我们，当你看到这段文字时，你就会下意识握着滑鼠準备控制文章往下。意识只有一个，所以我们必须要很砖注于该任务才能了解或处理完美，可惜的是，太过砖注会耗尽我们的精力，因此通常都持续不久。

所以有研究者认为上课50分钟必须休息10分钟，这是ABC学习的方法。还好我们有潜意识，而且潜意识有好几个，协助意识控制我们。我们意识在砖注于这篇文章时，我们也会将控制权移交给潜意识，所以你会控制滑鼠将文章往下。不错，透过众多的潜意识你可以监督身旁的事务，你一心可以多用，我们的意识就可以从繁琐的杂事中脱身来处理更重要的事情，考虑更关键的决策。到底是意识还是潜意识控制我们的行为呢？当然以我们的想法是意识才对，它发出命令，控制我们的行动，可惜的是，事与愿违，潜意识才是控制我们的行动。

一些小事情我们常常交给潜意识来发落，想想看我们正在游泳，刚好池塘边有人跟你讲话，如果没有潜意识来注意的话，我们就会不知所措，可能想要砖注于对话，而忘了如何挥动手臂来游泳，就会沉入下去，发生危险。

潜意识控制着我们，而且不只是一个潜意识，它随时开着，注视你身旁的事务，让你的意识可以充分休息。真是不可多得的管家，但是就是太多的潜意识，所以我们随时都会分心，意识不够强的话，我们随时都会被干扰，没有安排行程的话，任务随时都会中断。一中断你就必须花费更大的精力与时间回到这些重要的任务上。

如果你的任务行程没有安排好，整个作业系统就会停滞，后面的行程也会被迫延迟，这些损失是非常巨大，只是在这些作业系统中，发生送货问题，客户罚我们的款，我们就知道损失多少。但是一般事务中，发生延迟问题时，到底损失多少？我们无从计算，可能影响你一辈子，也有可能不痛不痒。

确实我们必须消除时间的浪费与作业无效率，时间的浪费是你没有安排行程，也没有空出一段长时间来处理任务。所以，你会产生这些问题：

文件：
1. 档案太乱，搜寻不易。
2. 桌面不整齐，影响办公。
3. 电子邮件没有整理，忘东忘西。
电话：
4. 电话干扰，无法砖心做事。
5. 电话交代不清，找不到重点。
6. 通话过久，影响处理时间。
会议：
7. 会议太多
8. 议而不决
9. 主题不明确
10. 难以形成共识
规划：
11. 没有规划行动
12. 目标混乱
13. 个人组织能力不佳
14. 缺乏完成期限
15. 深惧授权
16. 权力或责任界定不清
17. 出差太多
18. 不会使用时间规划工具
执行：
19. 行事优先等级不良
20. 事必躬亲
21. 沟通不良
22. 不好意思拒绝
23. 上司找麻烦
24. 不速之客
25. 犹豫不决
26. 拖延的习惯

因为这些因素使我们常常抱怨工作量过多，总是认为主管为何不加派人手来协助我，为何不把任务分发给其他同事呢？于是就产生工作时间缺乏的问题。安排或规划自己的时间吧！检视上面的些问题点，有则改之，无则鼓励自己一下。

改善观念将是维持我们产品品质与交货準时的触发点，缺乏持续改善，我们只能墨守成规，认为目前的现象是ABC的，你将永远停留在现状，客户就不会满足。时间管理也是一样，不改善自己，你就持续抱怨为何工作量这么多，永远做不完…等等的问题。

看板是作业中可以看到的讯号或纪录，透过看板可以了解哪时候物料需要补货或移动，它是一种目视法，非常简易的方法，一看就知道，我们下一个动作需要做甚么？考虑一下你的任务的下一步是甚么？做个看板吧！跟自己讨论你的任务数量，哪一个比较重要哪一个比较急迫，让自己了解自己的状况。

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周胜辉

擅长业务管理、销售分析、时间管理、人脉管理等。曾任东吴大学讲师、资策会讲师、YWCA管理讲师、青创总会讲师、亚太教育训练网讲师，着作《业务宝典-[销售分析篇]》、《业务宝典-[风险决策篇]》、《数位时间管理达人》等。

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